איך מפרידים בין הכסף הפרטי לכסף של העסק

מפרידים בין הכסף הפרטי לכסף של העסק בארבעה צעדים: מנהלים את כל ההכנסות וההוצאות של העסק בחשבון בנק אחד שמיועד רק לו, משלמים את הוצאות העסק באמצעי תשלום נפרד, מעבירים לעצמכם משכורת קבועה מהעסק לחשבון הפרטי, ומחזיקים קופה נפרדת לתשלומי המס. ההפרדה הזאת מראה לכם כמה העסק מרוויח באמת, מקלה על רואה החשבון בסוף השנה ומציגה תמונה מסודרת כשהעסק צריך מימון. ריכזנו כאן איך עושים את זה בפועל.

למה הכסף של הבית והעסק מתערבב, ומה זה עולה

אצל עצמאים רבים העסק נולד בתוך החשבון הפרטי: הלקוח הראשון מעביר תשלום לחשבון הקיים, הציוד נקנה בכרטיס של הבית, ואחרי כמה חודשים כבר אי אפשר לדעת איזה שקל שייך למה. בחודש טוב נדמה שיש עודף, ובחודש חלש המינוס של הבית מממן את העסק.

הבלגן הזה פוגש אתכם גם מול רשויות המס. כל סכום שמתקבל בעסק, במזומן, בצ'ק, בהעברה או בכרטיס אשראי, נרשם בספרי העסק מיד עם קבלתו, ועל הוצאות העסק שומרים קבלות. גם עוסק פטור מנהל פנקסים למס הכנסה, אלא אם קיבל פטור או הקלה בכתב מפקיד השומה. כשכל התנועות יושבות בחשבון אחד עם הוצאות הבית, מישהו צריך למיין אותן ידנית, וזה בדרך כלל אתם או רואה החשבון.

חשבון נפרד לעסק: מה נכנס אליו ומה יוצא ממנו

הצעד הראשון הוא חשבון בנק אחד שכל הפעילות העסקית עוברת דרכו. כבר בפתיחת תיק עוסק פטור באתר רשות המסים מצרפים לבקשה אישור ניהול חשבון בנק, ולכן אנחנו ממליצים לפתוח את החשבון הייעודי עוד לפני הלקוח הראשון ולמסור את פרטיו כבר בשלב הזה.

כך נראה חשבון עסקי שעובד נכון:

• כל התשלומים מלקוחות נכנסים אליו, בלי יוצא מן הכלל.
• כל הוצאות העסק יוצאות ממנו: ספקים, ציוד, פרסום, תוכנות ונסיעות עבודה.
• תשלומי המס של העסק יורדים ממנו: מקדמות מס הכנסה, ביטוח לאומי, ומע"מ אצל עוסק מורשה.
• כרטיס החיוב של העסק מחובר אליו, וכרטיס הבית נשאר מחובר לחשבון הפרטי.
• יוצאת ממנו העברה אחת קבועה בחודש לחשבון הפרטי, וזאת המשכורת שלכם.

הכלל הוא פשוט: קנייה בסופר לא יוצאת מהחשבון של העסק, וחשבונית של ספק לא משולמת מהחשבון של הבית. גם כשזה נוח לרגע, כל חריגה כזו היא עוד תנועה שצריך להסביר בסוף השנה.

משכורת קבועה מהעסק לחשבון הפרטי

במקום למשוך כסף מהעסק בכל פעם שהבית צריך, קובעים לעצמכם משכורת: סכום קבוע שעובר פעם בחודש, באותו יום, מחשבון העסק לחשבון הפרטי. ההכנסה של העסק משתנה מחודש לחודש, אבל הבית מקבל סכום יציב שאפשר לתכנן לפיו.

את גובה המשכורת קובעים לפי חודש חלש ולא לפי החודש הטוב ביותר בשנה. מה שנשאר בחודשים החזקים נשאר בעסק ובונה רזרבה. בצד של הבית, את המשכורת הקבועה מחלקים לפי אותה שיטה שתיארנו במדריך על תקציב משפחתי: הוצאות קבועות, הוצאות משתנות והפרשה חודשית להוצאות השנתיות.

קופה למסים: הכסף שעובר דרככם ולא שייך לכם

חלק מהכסף שנכנס לחשבון העסק שייך למדינה. עוסק מורשה גובה מע"מ מלקוחותיו, מגיש דוח תקופתי פעם בחודש או פעם בחודשיים לפי מחזור העסקאות, ומעביר את המע"מ שגבה בניכוי המע"מ ששילם על קניות לעסק. רשות המסים רואה במע"מ כסף שהעוסק מחזיק בנאמנות עבור המדינה, ולכן ככלל אי אפשר לפרוס את התשלום שלו. עוסק פטור לא מגיש דוחות תקופתיים, למעט מקרים של עסקאות נדל"ן, אלא הצהרה שנתית על מחזור העסקאות עד 31 בינואר.

בנוסף למע"מ, עצמאים משלמים מקדמות למס הכנסה, בדרך כלל כל חודש, לפי השיעור שנקבע בפנקס המקדמות. השיעור מחושב מתוך ההכנסות ולא מתוך הרווח. גם לביטוח לאומי משלמים מקדמות חודשיות לפי ההכנסה המשוערת. כשההכנסה עולה או יורדת ב-10% לפחות, אפשר לבקש מביטוח לאומי תיקון של המקדמות, פעם אחת בכל רבעון.

כדי שהתשלומים האלה לא יפתיעו, בונים להם קופה נפרדת:

1. מגדירים בבנק פיקדון או חשבון חיסכון נפרד שמיועד רק למסים.
2. בכל פעם שלקוח משלם, מעבירים לקופה את המע"מ שנגבה ממנו (לעוסק מורשה).
3. מוסיפים לקופה כל חודש את סכום המקדמות למס הכנסה ולביטוח לאומי.
4. ביום הדיווח משלמים מהקופה ולא מהיתרה השוטפת.
5. בסוף השנה, אחרי הדוח השנתי, בודקים עם רואה החשבון אם צריך לעדכן את המקדמות.

כשהעסק צריך מימון: הסדר בחשבון מדבר בשבילכם

גוף מממן שבודק בקשה של עסק מסתכל על התזרים בחודשים האחרונים, על ההתחייבויות הקיימות, על מטרת המימון ועל היכולת להחזיר לאורך זמן, ובודק שהנתונים מסודרים ומגובים במסמכים. אצל עצמאים בודקים מסמכים כמו שומות מס, דוחות רווח והפסד, אישורי רואה חשבון ותדפיסי בנק.

כשכל ההכנסות וההוצאות של העסק נמצאות בחשבון אחד, תדפיס הבנק מספר את הסיפור של העסק בלי רעשי רקע של הוצאות הבית. זה נכון כשבודקים הלוואה לעצמאים לגישור על פער בתזרים, וזה נכון גם במסלולים עסקיים ארוכי טווח.

במסלול של הלוואה בערבות המדינה, המדינה נותנת ערבות חלקית לגוף המממן, והבדיקה עצמה נעשית אצל הבנקים והגופים המתאמים. גם שם עסק שמציג נתונים מסודרים ומטרה ברורה מגיע לבדיקה במצב טוב יותר. ההחלטה על האישור, הסכום והריבית שייכת לגוף המממן בלבד.

רזרבה לעסק ורזרבה לבית

חודשים חלשים מגיעים לכל עסק, ולכן משאירים בחשבון העסק יתרה שמכסה את ההוצאות הקבועות של העסק ואת המשכורת שלכם לכמה חודשים. ככה חודש בלי לקוחות לא הופך למינוס בחשבון הפרטי.

באותו אופן בונים בצד של הבית קרן חירום משפחתית נפרדת, שמכסה הוצאות לא צפויות של המשפחה. שתי רזרבות, בשני חשבונות, בלי שאחת מהן משמשת לכסות את החורים של השנייה.

שאלות נפוצות על הפרדה בין כסף פרטי לעסקי

איך מפרידים בין כסף פרטי לכסף של העסק?

מנהלים את כל ההכנסות וההוצאות של העסק בחשבון בנק אחד שמיועד לו, משלמים את הוצאות העסק בכרטיס נפרד, מעבירים לעצמכם משכורת קבועה פעם בחודש לחשבון הפרטי, ושומרים קופה נפרדת למע"מ ולמקדמות.

כמה משכורת כדאי למשוך מהעסק?

סכום קבוע שמבוסס על חודש חלש של העסק, אחרי הוצאות העסק והפרשה למסים. מה שנשאר בחודשים הטובים נשאר בעסק כרזרבה לחודשים החלשים.

כמה זמן שומרים את המסמכים והקבלות של העסק?

את פנקסי החשבונות, הרישומים והמסמכים של העסק, כולל קבלות על הוצאות, שומרים במשך 7 שנים.

האם עוסק פטור מגיש דוחות מע"מ כל חודש?

לא. למעט מקרים של עסקאות נדל"ן, עוסק פטור לא מגיש דוחות תקופתיים למע"מ, אלא הצהרה אחת בשנה על מחזור העסקאות של השנה שחלפה, עד 31 בינואר.

גילוי נאות: נאור פתרונות אשראי פועלת כמתווכת אשראי ואינה הגוף המממן. העמלה שלנו היא 10% + מע"מ מגובה האשראי שאושר, והיא משולמת רק לאחר קבלת ההלוואה, על בסיס הצלחה בלבד. אין תשלום מראש. אישור האשראי, הסכום והריבית כפופים להחלטת הגוף המממן ולנתוני הלקוח.